Все больше компаний стремятся внедрить философию непрерывного совершенствования всех процессов Кайдзен, изначально зародившуюся в Японии. Рассказываем, как эти принципы используют на практике российские компании и как интегрировать их у себя.

Кайдзен — это японская философия, главный принцип которой в непрерывном стремлении к совершенствованию всех процессов. В бизнесе это касается сфер производства, продажи, управления. А в процессе обязательно участвует не только руководитель, а каждый отдельный сотрудник.

Производство без потерь — вот главная цель системы кайдзен. Бережливое производство, согласно философии, достигается через улучшения каждый день.

Впервые эту философию применили в японской компании Toyota в 1940-х годах. Это помогло им восстановить производство после Второй мировой войны. Кстати, они до сих пор по ней работают. А сейчас системой пользуются компании по всему миру — Honda, Canon, Siemens, Лукойл, Балтика, Grass.

Эта система подразумевает максимальное сокращение издержек. КАМАЗ — первый производитель в России, который получил сертификат в этой области менеджмента. За 1 год, по словам бренда, им удалось сэкономить около 2,3 миллиарда рублей. А за все 11 лет — примерно 35 миллиардов рублей.

Особенность системы Кайдзен состоит в том, что предложения изменений поступают от самих сотрудников. В японской философии это необязательно привычная нам инициатива сверху вниз. Например, сотруднику кажется, что инструменты лежат слишком далеко, и он неэффективно тратит время на то, чтобы ходить за ними. Тогда он может предложить перенести их в другое место, а руководство компании обязательно рассмотрит такую идею и реализует ее, если она поможет работать продуктивнее.

В основе японской практики лежат 5 правил, ориентированных на успех. Последователи философии считают, что рабочее место каждого сотрудника демонстрирует его мыслительные способности, а это влияет на эффективность выполнения работы. Эти правила помогают организовать рабочее время и пространство так, чтобы максимально избежать бесполезности:

• Seriri (аккуратность). В рабочем пространстве не должно быть лишних деталей и процессов, бесполезных заданий и необоснованных действий.
• Seiton (порядок). Все используемые инструменты на рабочем месте должны четко распределяться. Изменения в функциональности возможны только в целях оптимизации трудовых процессов.

• Seiso (чистота). На рабочем месте должно быть чисто. Такой вид должен быть наведен строго перед началом рабочего дня, не во время его.

• Seiketsu (стандартизация). Существуют строгие правила, в соответствии с которыми происходит организация производственных процессов и рабочего места.

• Shitsuke (дисциплина). Этот принцип подразумевает четкое соблюдение сотрудниками правил предприятия.

Эти правила работают в уже запущенной и налаженной системе Кайдзен. Необходимо соблюсти 4 обязательных условия, чтобы внедрить ее в свое производство.

Быть готовым следовать принципам каждый день

Центральная идея технологии заключается в том, что ее последователи придерживаются учения каждый день. Независимо от сезона года, внешних проблем или незапланированного сбоя на производстве — никогда не нужно отказываться от заложенных принципов. Настроить себя, как руководителя, и коллектив на улучшения и новые идеи каждый день — вот первостепенное условие, с которого начинается адаптация Кайдзен под свой бизнес.

Ежедневный рост может звучать пугающе. На самом деле, это не так. Такого результата можно добиться, если каждый из сотрудников будет разделять ценности Кайдзена. Компания «БИЗНЕС КАР» (дочерняя структура Toyota Tsusho Corporation) работает по японской системе. Директор Яна Гайдамашко подчеркивает, что первооснова — это дать коллективу понять, что их мнение может оказаться полезным для общего дела.

По данным Колорадского университета, 67% работников считают, что их мнение ничего не значит и не может изменить. Эта ужасающая статистика — наша реальность. Важно принять ее и искать пути решения. Например, горно-металлургическая компания ERG запустила проект «Фабрика идей». В течение месяца сотрудники подают заявки со своими предложениями, а затем выявляются и внедряются лучшие предложения. Авторов идей награждают призами — это могут быть автомобили, путевки на отдых, денежные сертификаты. За полгода на предприятие поступило более 4,5 тысячи предложений от сотрудников.

Вы можете замотивировать людей подавать идеи через корпоративную культуру. Общайтесь с руководителями среднего звена, объясните, что идеи их сотрудников — это источник помощи и способ достижения целевых показателей эффективности. Важно также обучить коллектив, как искать потери — как только люди приходят к пониманию, что все издержки устранить нельзя, поток идей становится бесконечным.

Разделить коллектив на рабочие команды (ротация участников)

Идея заключается в том, что совещательность и всеобщее вовлечение дает больше эффекта, чем знание и квалификация одного специалиста. Сотрудники всех уровней должны работать как одна команда, чтобы достичь улучшений в работе. Кайдзен подразумевает легкое взаимодействие внутри коллектива и постоянное генерирование нового в группе людей, поэтому важно подготовить свой коллектив и распределять задачи на несколько людей.

В студии интернет-решений Sibirix проводятся организационные ретроспективы — каждую пятницу менеджеры разных уровней и департаментов собираются на час-полтора и выясняют, где в процессах происходят потери. Каждый может высказаться, а проблему формулируют совместно. Для фиксации четкой проблемы и направлений ее решения они используют специальный документ Backlog. Это позволяет каждому сотруднику ознакомиться с актуальным положением дел и генерировать идеи по улучшению. По словам руководителя, важно устранять проблемы на раннем этапе, а не пытаться их умалчивать.

Другой важный момент — стоит обеспечить ротацию участников в команде. Только так у сотрудников будет возможность обмениваться опытом и передавать его от одного звена к другому.

Еще в 70-х годах прошлого века такого принципа придерживался топ-менеджер Toyota Тайити Оно. Он считал, что в коллективе подчиненные смогут справиться с любой проблемой. Например, целью компании было производство 100 единиц продукции за час. Оно предоставлял инженерам то количество ресурсов, которое позволяло выпускать 90 единиц. Сотрудникам оставалось всего 2 варианта — сверхурочная работа и внедрение инноваций. После успешного выполнения задания менеджер снимал 10% рабочих с производства и перебрасывал их на другую линию. Оставшимся вновь ставилась непростая задача.

Адаптация Gemba под свое производство

Для руководителя, который решил применить систему Кайдзен на своем предприятии, важно быть в курсе происходящего на производстве, в местах создания продукции и оказании услуг. Это обязательное условие называется «гемба» в концепции философии. Начальнику необходимо регулярно бывать на производстве и при возникновении проблем понимать, в чем причина неполадок. В противном случае это приведет к ухудшению морального климата в коллективе, что недопустимо в Кайдзен.

Эту систему можно адаптировать под любую компанию, независимо от размера и сферы деятельности. Гембой может быть любое место, которое подходит под конкретно вашу производственную организацию. Например, в банке это будет операционный зал, на заводе — непосредственно цех, а в гостиничном комплексе — место регистрации посетителей.

Этот принцип полностью разделяет компания Grass. Михаил Грачев, генеральный директор Grass, считает обязательным каждый день присутствовать на заводе, независимо от того, случаются проблемы или нет. Важно транслировать личную вовлеченность коллективу, показывать отношение к проблемам, нацеленность на их решение. 3 года назад компания реализовала проект GRASSFAMILY по созданию «среды счастливых людей».

В рамках проекта Михаил Грачев внедрил систему GRASSCOIN. Это собственная валюта, которую может заработать каждый сотрудник за успех, достижение или что-то знаменательное. Обменять накопленные купюры можно в соответствии с прайс-листом. Это могут быть брендированные настенные часы, сертификат на обучение или тематический презент перед праздником. А еще члены команды могут дарить друг другу GRASSCOIN за помощь в работе или реализации проекта. Грачев каждый день ищет новые способы, как расширить перечень мероприятий. Через них он может контролировать коллектив и отношения между коллегами.

Обеспечить коммуникацию

Система Кайдзен будет работать, когда внутри компании есть условия для постоянного анализа, сбора и обмена информацией. Здесь возможно применение разных инструментов: QA-матрица, Root Cause Analysis, собственные платформы для хранения базы данных и отслеживания статуса процессов. Это необходимо, для того чтобы находиться в постоянной коммуникации как внутри рабочей команды, или департамента, так и между отделами. Важно, чтобы каждый сотрудник всегда знал, откуда ему брать текущие задачи, где хранится информация о работе и производительности соседнего отдела, какие товары в наличии и какие случаются проблемы.

Сейчас вы можете адаптировать электронную платформу под ваше производство. Но это не исключает удобства письменных заметок. Например, вы можете поставить стенд и вешать на него самые свежие решения и цифры. Например, в офисе Grass размещена доска, на которой всегда висит прибыль и доходы компании. Так, не только бухгалтерия, но и все сотрудники попадают в зону доверия и открытости.

Производство «Май» адаптировало элементы 5С-организации рабочего места, автономных команд, системы подачи идей, целевые проекты по сокращению потерь, системы ежедневных совещаний и методику быстрых переналадок SMED. Вся актуальная информация по перечисленным аспектам находится на платформе, к которой есть доступ у каждого сотрудника. По итогам внедрения системы, компании удалось выйти на стабильный рост в среднем 7% в год. По словам руководителя Андрея Стукан, этот шаг значительно упрощает интеграцию философии Кайдзен.

Японская философия, в основе которой постоянное улучшение производства, уже 50 лет используется на предприятиях по всему миру, в том числе в России. Это отличная стратегия, которая подойдет самому разному бизнесу — от производства бытовой химии и чая до металлургических предприятий. Всего пять универсальных условий, чтобы внедрить Кайдзен и выйти на стабильное развитие.

По материалам: @Деловой мир