Управляем временем и ситуацией: как руководителю научиться быть продуктивным

Длинный рабочий день, частые форс-мажоры, необходимость держать под контролем множество процессов – факторы, которые могут выбить из колеи любого руководителя и предпринимателя. И нужно научиться быть продуктивным в любой ситуации. О том, как начать управлять временем и находится в состоянии готовности в форс-мажорам, рассказала Инна Егорова, директор обособленного подразделения «Космодром Восточный» компании «Крокус Интернешнл».

Ежедневные вызовы

Работа управленца в сфере строительства – это оперативное решение множества задач в условиях неопределённости. Можно выделить три ключевых момента: 

• Форс-мажоры. Непредвиденные ситуации – неотъемлемая часть рабочего процесса: от внезапных изменений погоды до задержек поставок материалов или выхода из строя оборудования.
  
• Необходимость знать всё обо всём. Нужно одновременно управлять множеством процессов – от контроля качества работ до взаимодействия с подрядчиками, проектировщиками и заказчиками. И нужно быть в курсе всех событий, нюансов и возможных эксцессов.
  
• Высокий уровень ответственности. В строительной сфере всегда важно иметь несколько вариантов решения проблемы. Такой подход позволяет минимизировать риски и держать ситуацию под постоянным контролем. Ошибки могут привести к серьёзным последствиям, включая финансовые потери и задержки в сдаче объектов. 

В различной степени эти факторы присутствуют в профессиональной жизни любого предпринимателя и управленца. Как всё успевать вовремя и ничего не упустить? Очевидно, что полагаться на одно лишь наитие не стоит. Необходима система правил и специальные инструменты. 

Как выстроить рабочий день

По моему опыту, рабочий день полезно разбить на несколько условных блоков и не нарушать заведённый порядок. Конечно, универсального шаблона нет. За отправные точки можно брать специфику вашей индустрии, рабочий график, служебные и должностные обязанности. 

В основе рабочего расписания лежит принцип приоритетов. Ежедневно определяется от трёх до пяти ключевых задач. Они обязательно должны быть выполнены, а остальные вопросы решаются по мере возможности. 

• Стандартный рабочий день начинается рано утром. Первые часы выделены для проверки корреспонденции – электронной почты и чатов. Анализ текущей ситуации в начале дня помогает держать руку на пульсе.
  
• Середина рабочего дня посвящена совещаниям. На встречах обсуждаются актуальные вопросы с подрядчиками, инженерами и другими специалистами.
  
• Вторая половина дня отведена для решения оперативных вопросов с головным офисом и совещаний с проектировщиками, после составляется рабочий план на следующий день.
  
• Финальная ежедневная задача – подготовка различных отчётов. 

Важная специфика строительной отрасли: нельзя отключаться от дел. Звонки и сообщения могут поступать до поздней ночи. Проблемы возникают не по расписанию и требуют оперативного решения. 

Как начать управлять временем

Каждый, кто хотя бы раз задумывался о том, как эффективно распределять время, сталкивался с понятием «тайм-менеджмент». Теоретические основы управления временем общедоступны, их можно найти в многочисленных книгах и лекциях. А вот внедрить тайм-менеджмент в практику сложнее. 

Тайм-менеджмент одинаково эффективен как в профессиональной, так и в личной сфере. На мой взгляд, внедрение тайм-менеджмента в практику – без преувеличения переломный момент в жизни. Человек становится более организованным, перестаёт забывать о важных делах, учится делегировать задачи. 

Начать можно с самого простого. Введите в привычку ежедневник: записывайте все задачи на день. Важно выделять приоритетные моменты – это поможет структурировать загрузку и не забыть о важных делах. 

Тайм-менеджмент даёт чувство контроля и помогает быть более уверенным. Особенно важно это в стрессовых ситуациях. 

Основные рекомендации: 

• Двигайтесь постепенно. Не пытайтесь внедрить все методики сразу. Попробуйте вести ежедневник и выделять приоритеты.
  
• Экспериментируйте. Тестируйте разные методики – так вы поймёте, какие подходят именно вам.
  
• Будьте гибкими. Управление временем – это не жёсткие рамки. Тайм-менеджмент – инструмент, который должен помогать. Не бойтесь менять подходы, если они не работают.
  
• Не забывайте об отдыхе. Планируйте не только рабочие задачи, но и время для себя. Это поможет сохранить баланс и избежать выгорания. 

Инструменты тайм-менеджмента

Для многих главный рабочий инструмент – смартфон. Он даёт возможность решать большинство задач удаленно. Широкий выбор функций позволяет создать свой уникальный набор эффективных средств. Незаменим смартфон и для тайм-менеджмента. Приведу примеры из моей практики с мессенджерами: 

• Специализация чатов. Один проект/задача – один чат. Это помогает фокусировать внимание на конкретном вопросе.
  
• Голосовые сообщения. Эффективны при постановке задач, помогают объяснять сложные моменты. Экономят время и позволяют максимально точно донести информацию.
  
• Фото и видео. Незаменимы в случае, когда необходимо видеть проблему. Помогает оперативно принимать решения.
  
• Напоминания. Помогают не забывать о важных задачах. 

Принцип «здесь и сейчас»

В строительной отрасли время на вес золота. От скорости принятия решений зависят сроки сдачи объекта. Принцип «здесь и сейчас» позволяет ничего не откладывать в долгий ящик: есть возможность решить вопрос – решай. Такой подход помогает избежать накопления отложенных задач и снижает уровень стресса. 

Для мониторинга текущей ситуации эффективны регулярные короткие отчёты: задачи, проблемы. Например, если во время обсуждения или доклада возникает задача, её нужно немедленно поставить перед ответственным сотрудником или принять решение по ситуации. Это экономит время, снижает нагрузку и повышает эффективность. 

Базовые принципы продуктивного рабочего дня

Среди базовых принципов могу назвать следующие: 

• Приоритеты. Выделяйте три главные задачи на день. 
• Гибкость. Будьте готовы к изменениям и имейте запасные варианты. 
• Дедлайны. Устанавливайте чёткие сроки для каждой задачи. 
• Перерывы. Не забывайте отдыхать, чтобы сохранять продуктивность. 
• Делегирование. Учитесь доверять задачи команде. 

P.S. Работа в режиме многозадачности и высокой непредвиденности требует не только профессионализма. Важно уметь грамотно планировать время. Правильные инструменты и подходы помогут остаться продуктивным в самых сложных условиях.

По материалам: biz360.ru