На пути к идеальным бизнес-процессам: шесть важных шагов успешной автоматизации

1. Определите главную цель и основные задачи автоматизации

И вы, и ваша команда должны понимать, ради чего затевается такое сложное дело, как автоматизация. Поэтому ещё до старта внедрения IT-решения важно определить и сформулировать основные цели и задачи этой работы. Например, можно организовать мозговой штурм с ключевыми сотрудниками и ответить на следующие вопросы:

• Какие основные задачи должна помочь решить автоматизация в нашем бизнесе?
• По каким показателям мы сможем определить, что основные цели достигнуты?
• Сейчас мы внедряем локальное IT-решение для оптимизации отдельных бизнес-процессов или это начало долгосрочной работы с перспективой максимально полной автоматизации?
• Какой бюджет мы можем выделить на автоматизацию?
• Будем ли мы проводить автоматизацию силами собственных специалистов или пригласим внешнего подрядчика?
• Как мы будем информационно обеспечивать весь процесс, чтобы снизить возможное сопротивление рядовых сотрудников?

Ответы на эти вопросы, во-первых, помогут вам избежать многих проблем до начала работы, в процессе автоматизации и после внедрения IT-решения; а во-вторых, снизят риски того, что на автоматизацию будет потрачено много сил и средств, а результат не даст того эффекта, на который вы рассчитываете.

2. Проанализируйте бизнес-процессы, которые хотите автоматизировать

У себя в клинике для описания текущих бизнес-процессов и того, как они должны выглядеть в будущем, мы использовали сравнительную таблицу. Левая часть таблицы – «Как процесс устроен сейчас», правая – «Как должно быть в будущем». Эта простая визуализация очень наглядно показывает, что конкретно нужно поменять в бизнес-процессах. С этой информацией вам будет проще подобрать IT-решение под ваши конкретные задачи.

И дополнительный бонус от такой работы – эта табличка может показать не только те процессы, которые требуют оптимизации, но и те, с которыми у вас всё в порядке. А значит, их автоматизировать пока не нужно – и это реальная экономия времени и средств.

3. Определитесь с тем, будете ли вы сами проводить автоматизацию или с помощью внешнего подрядчика

После того, как будут понятны цели и задачи автоматизации, а также те бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать для выполнения этих задач, нужно решить, чьими силами будет проводиться автоматизация.

Если у вас в команде есть сильные специалисты, способные самостоятельно настроить и внедрить IT-систему, то тогда придётся потратиться только на саму программу и (возможно) какие-то дополнительные опции. Если таких профессионалов нет, то нужно будет обращаться к внешнему подрядчику.

Найти подходящую компанию можно с помощью рейтингов и рекомендаций близких вам по профилю предпринимателей.

4. Выберите оптимальное IT-решение для своего бизнеса

Следующий шаг – выбор IT-решения под ваши цели. Эту задачу логично переложить на плечи профильных специалистов – будь то ваши сотрудники или подрядчик, но оставить за собой окончательно решение.

Поручите профессионалам провести мониторинг и предложить вам на выбор три-четыре варианта, из которых вы совместно сможете выбрать оптимальное решение, учитывая их функциональные возможности, сложность в эксплуатации, стоимость самого решения и его поддержки, другие важные факторы.

5. Назначьте ответственного куратора и дайте ему максимум полномочий

И в том случае, если вы будете проводить автоматизацию своими силами, и если у вас будет внешний подрядчик, вам будет нужен куратор этого процесса, который будет обеспечивать конструктивную и оперативную коммуникацию.

Это может быть сам владелец бизнеса, кто-то из топ-менеджеров или чуть менее статусный сотрудник. Но в любом случае у него должны быть полномочия для принятия решений – и об этом должна знать вся команда. И, конечно, у него должны быть базовые технические знания и понимание бизнес-процессов компании.

Многие внедрения буксуют именно на том, что куратором назначается «Света из бухгалтерии» или «Толик из продаж», у которых нет ни полномочий, ни статуса, ни реальной власти – и, соответственно, их распоряжения игнорируются.

Не допускайте этой ошибки – если вы назначили кого-то куратором, то дайте ему рычаги-полномочия и проинформируйте команду, что его решения обязательны к исполнению так же, как и ваши.

6. Регулярно информируйте команду о том, как идёт процесс внедрения

Одна из преград, о которую споткнулись тысячи внедрений – сопротивление команды и саботаж изменений. Поэтому важно с самого первого этапа привлекать для обсуждения ключевых членов команды, а также регулярно информировать сотрудников, зачем нужна автоматизация, как она облегчит их работу, какой экономический эффект принесёт компании и им лично.

«Главное, что я лично поняла после того, как мы начали (но до сих пор не закончили) автоматизацию бизнес-процессов – не так страшен чёрт, как его малюют. В том смысле, что если всё делать не спонтанно, а нормально (и заранее!) планировать и объяснять ключевым людям компании, зачем мы это делаем и что это нам даст в перспективе, то все процессы идут гораздо легче и проще.» — руководитель «Клиники доктора Кулик» Ася Яковлева

По материалам: biz360.ru